Carrières - Groupe Deschênes

Adjointe exécutive

Description du poste

L’adjointe apporte son soutien au président et chef de la direction dans la réalisation des tâches administratives. Elle l’assiste dans la préparation de dossiers parfois confidentiels et elle gère efficacement ses priorités dans un environnement avec des priorités changeantes.

L’adjointe exécutive soutient également l’équipe de direction en assurant l’exécution de tâches administratives. Elle est aussi appelée à coordonner des travaux en collaboration avec les autres services et unités d’affaires de Groupe Deschênes.

Vos responsabilités

Soutenir le président et chef de la direction en planifiant, organisant et administrant son agenda, ses horaires et ses déplacements
Gérer la documentation papier et électronique et maintenir un système de classement efficace et à jour
Filtrer les appels du président et maintenir un registre quotidien
Prendre connaissance des courriels du président et chef de la direction, les filtrer, les prioriser et traiter ceux qui relèvent de sa compétence
Préparer et coordonner de façon proactive les dossiers et assurer la logistique des réunions, des comités et des rencontres ainsi que la liaison avec les autres services et/ou unités d’affaires
Assurer le suivi d’actions pouvant être nécessaires suite à des réunions, des comités et des rencontres
Participer activement à certains projets comme l'organisation d'activités afin de soutenir les membres du comité de direction, du comité de gestion et les besoins corporatifs
Rédiger certaines communications ou certains documents administratifs
Répondre aux demandes de dons et faire une compilation annuelle
Organiser et assurer la gestion des archives (mémoire corporative)
Gérer les réclamations d’assurance personnelles du président et chef de la direction et en faire la compilation

Support administratif

Faire les réservations des voyages d’affaires du président et chef de la direction et de certains vice-présidents au niveau corporatif
Gérer les passes de vol d’Air Canada et refacturer aux unités d’affaires
Préparer les comptes de dépenses pour le président et chef de la direction et certains vice-présidents au niveau corporatif et du: prendre l'initiative d'obtenir toutes les pièces justificatives pour toutes dépenses payées et préparer le compte de dépenses
Fournir des factures corporatives au service des comptes payables
Offrir un support administratif aux gestionnaires de l’équipe corporative (photocopies, classement, réservations de repas, etc.)
Compléter des résolutions corporatives
Préparer les dossiers des demandes des bourses François-Miville-Deschênes, en faire le suivi, la compilation et envoyer les lettres aux candidats
Réviser et faire le publipostage des lettres pour le paiement des bonis annuels
Coordonner et envoyer des cartes de Noël
Effectuer toute autre tâche exigée par son emploi ou demandée par son supérieur immédiat
Remplir une partie des fonctions d’adjointe exécutive du vice-président du conseil d’administration de Groupe Deschênes durant ses absences

Exigences du poste

Diplôme universitaire en communication ou toutes autres disciplines connexes
Au moins 10 ans d'expérience préalable de travail avec des directeurs, V-P, PDG et autres hauts dirigeants
Bilingue avec de solides compétences en communication et en rédaction, en français et en anglais
Excellente maîtrise de la suite MS Office

Qualités personnelles / compétences

Être apte à gérer plusieurs dossiers à la fois et reconnue pour votre capacité à planifier, à gérer et maintenir des priorités en vue de respecter des échéanciers dans un environnement en évolution et en changement
Avoir une grande facilité à travailler sur différents dossiers en simultané
Faire preuve d'anticipation concernant les besoins du dirigeant
Être de nature proactive, capable de prendre des initiatives
Avoir un bon sens de l’organisation et d’autonomie
Faire preuve de rigueur dans les suivis auprès de la clientèle interne et externe
Excellente capacité à gérer son temps
Être très à l'aise à transiger avec de hauts dirigeants
Faire preuve de discrétion en tout temps et savoir gérer l’information sensible

À propos de Groupe Deschênes

Entreprise familiale fondée en 1940, Groupe Deschênes est le plus important distributeur-grossiste canadien de propriété privée oeuvrant dans la distribution de matériaux de mécanique du bâtiment pour les secteurs résidentiel, commercial et industriel, ainsi que la distribution de matériaux pour les infrastructures souterraines. Groupe Deschênes compte près de 3000 employés à travers le Canada et les États-Unis.

Notre ambition est de devenir l’organisation la plus moderne de notre industrie et être le partenaire le plus indispensable dans la chaîne d’approvisionnement de nos clients et partenaires d’affaires. Afin de nous donner les moyens de nos ambitions, Groupe Deschênes est en cours d’une transformation numérique sans précédent.

Informations supplémentaires

Poste à temps plein
Date d'entrée en fonction : dès que possible
Salaire offert : selon expérience
Lieu de travail : 3901 Rue Jarry E, Montréal, QC H1Z 2G1

Programme d’assurances collectives qui couvre les soins dentaires, médicaux et paramédicaux, l’assurance-vie, l’assurance salaire de courte et longue durée et les primes sont payées à 50%
Programme épargne-retraite généreux et compétitif
Programme de développement professionnel (formation, aide aux études)
Accès à des services de santé rapides et gratuits en télémédecine
Plusieurs rabais corporatifs
Gym et kinésiologue sur place
Stationnement gratuit

Postuler

Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte. Groupe Deschênes soutient la diversité au cœur de ses opérations et invite les candidats de tous horizons à faire partie de la famille. Vous êtes peut-être la pièce manquante que nous recherchons !

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Groupe Deschênes communiquera uniquement avec celles retenues pour une entrevue.